L’administration fiscale accepte les copies numériques des justificatifs de notes de frais sous certaines conditions depuis 2019. La dématérialisation des notes de frais présente de nombreux bénéfices, à la fois pour les salariés, les managers et la direction comptable. Groupe LBS fait le point.
Sommaire
Que dit la loi sur la dématérialisation des notes de frais ?
Depuis le 1er juillet 2019, il est possible de ne plus conserver ses justificatifs papier de notes de frais (billets de transport, tickets de caisse, factures, etc.), à condition de respecter certaines conditions fixées par l’arrêté du 23 mai 2019.
L’article A102 B-2 du Livre des procédures fiscales précise les règles à suivre en matière de dématérialisation des justificatifs de notes de frais afin que ces dernières aient une valeur probante :
La version numérique doit être la copie conforme de l’original papier
La version numérique doit être la copie conforme de l’original papier en image et en contenu. Il est interdit d’utiliser des logiciels de retouche d’image. En cas de compression de fichier, celle-ci doit être effectuée sans perte d’information.
Le document numérisé doit être enregistré au format PDF ou PDF/A-3
Le document numérisé doit être enregistré au format PDF ou PDF/A-3 (norme ISO 19005-3) dans le but de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données.
Un système de sécurité, de conformité ou d’horodatage doit être mis en place
Il doit notamment intégrer les différentes dates des opérations effectuées. En effet, le document dématérialisé doit disposer de :
- Une empreinte numérique.
- Un cachet serveur provenant d’un certificat de sécurité conforme, selon le RGS (Référentiel Général de Sécurité) 1 étoile ou plus.
- Une signature électronique provenant d’un certificat conforme (RGS 1 étoile ou plus) ou d’un dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française ou TSL (Trust Service status List).
Si le document dématérialisé ne répond pas à ces règles, l’entreprise devra fournir les justificatifs originaux au format papier, en cas de contrôle.
Quels sont les avantages de la dématérialisation des notes de frais ?
Passer d’une gestion des notes de frais papier à une gestion numérique présente de nombreux avantages :
Des process plus fiables et sécurisés
- Tous les justificatifs de notes de frais sont accessibles au même endroit.
- Il n’y a aucun risque qu’un fichier électronique se détériore, contrairement à un document sur support papier.
- On évite les risques de perte de justificatifs.
- On évite les erreurs de saisie dans la retranscription des chiffres des justificatifs papier sur le logiciel comptable.
- L’entreprise assure une meilleure conformité en cas de contrôle de l’URSSAF
Des gains de temps pour les salariés
- C’est un gain de temps pour les salariés, le manager et pour les comptables.
- Les délais de remboursement des notes de frais sont réduits pour les salariés.
- Les process sont plus rapides.
Des économies pour l’entreprise
« Dématérialiser ses notes de frais permet de réaliser une économie de 50 % à 75 %. »
Lucas Lambert, expert en GED chez Groupe LBS
- Les fraudes à la note de frais sont limitées.
- Les dépenses professionnelles sont mieux anticipées : grâce à l’informatisation des données, l’entreprise peut réaliser un suivi des dépenses de fonctionnement de chaque salarié et faire des budgets prévisionnels.
- L’entreprise récupère sa TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) déductible plus rapidement.
- Les temps de traitement des factures fournisseurs sont réduits.
- L’entreprise gagne de l’espace de stockage.
- L’empreinte carbone est diminuée.
Comment mettre en place la dématérialisation des notes de frais ?
Il est primordial de respecter une procédure stricte afin que la note de frais soit bien prise en compte par l’administration fiscale :
1. Scanner le justificatif
Les collaborateurs scannent avec leur téléphone leurs justificatifs de notes de frais et l’envoient via l’application mobile Zeendoc. A noter que la copie numérique doit être l’exacte copie de l’original : elle doit être nette, avec les couleurs conservées et sans retouche.
2. Enregistrer le fichier au format PDF
Le format PDF (Portable Document Format) permet de conserver la mise en page originelle d’un document, quel que soit le logiciel ou le système d’exploitation utilisé pour l’ouvrir.
3. Signer électroniquement et horodater
Vous aurez besoin d’un certificat électronique délivré par une autorité de certification, comme Chambersign, Certeurope, etc. Une autorité de certification est un tiers de confiance permettant d’authentifier l’identité des correspondants.
4. Archiver la note de frais dans un solution de GED
La durée de conservation légale pour les justificatifs de notes de frais est de dix ans. Ces derniers doivent donc être archivés de manière électronique et consultables à tout moment pendant dix ans. L’idéal est de dématérialiser les documents et de les conserver au sein d’une GED (Gestion Electronique des Documents). La GED récolte toutes les données utiles au moment de l’intégration, classe automatiquement la dépense dans le bon dossier selon sa nature et procède à l’archivage électronique du document.
Quel logiciel utiliser pour la dématérialisation des notes de frais ?
Groupe LBS, intégrateur de solutions de GED (Gestion Electronique de Documents), conseille d’utiliser la solution Zeendoc, qui est un logiciel ergonomique et facile à utiliser.
« 95 % des salariés utilisant un outil de dématérialisation des notes de frais en sont satisfaits. »
Source : Etude SAP Concur
Grâce à Zeendoc, solution de dématérialisation des notes de frais :
- Le système reconnaît automatiquement les données-clés et crée les écritures comptables.
- Tout est fait en adéquation avec les règles imposées par l’article A102 B-2 du Livre des procédures fiscales.
- Le manager ou le comptable valide les informations sur une interface simplifiée.
Si, vous aussi, vous souhaitez dématérialiser vos notes de frais :
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