Le coffre-fort numérique est incontestablement LA solution pour archiver les documents RH (Ressources Humaines) électroniques. Il a en effet plein d’avantages : protection des données personnelles, sécurité, intégrité, pérennité, etc. Mais comment fonctionne le coffre-fort électronique ? Groupe LBS vous explique tout.
Sommaire
Pourquoi utiliser un coffre-fort numérique ?
Sécurité du coffre-fort numérique
Le coffre-fort numérique est incontestablement la solution pour archiver tous vos documents RH dématérialisés (bulletins de paie, contrats de travail, notes de frais, etc.), car il offre un niveau de sécurité très fort.
Le coffre-fort numérique constitue un élément complémentaire à un SAE (Système d’Archivage Electronique). C’est un espace encore plus sécurisé pour la conservation des documents. Cette sécurité accrue est due au fait que l’accès au coffre-fort électronique est limité à son seul utilisateur et aux personnes qu’il a physiquement mandatées.
Protection des données personnelles des collaborateurs
Les documents conservés au sein d’un coffre-fort électronique sont sécurisés et protégés des risques de consultation par des personnes non autorisées. Les informations archivées restent donc confidentielles. Finis la perte, le vol ou la détérioration de documents ! Dans un coffre-fort électronique, les documents sont en sécurité.
Contrairement à un stockage numérique classique dans le cloud, les données stockées dans un coffre-fort virtuel ne sont pas accessibles à l’hébergeur car elles sont cryptées. Les données sont donc accessibles uniquement via une clé de déchiffrement par le client utilisateur.
Accès facilité aux documents RH
L’accès aux e-documents RH (fiches de salaires, contrats, RIB, etc.) s’effectue en ligne 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24 avec un identifiant et un mot de passe, depuis n’importe quel ordinateur, smartphone ou tablette. Les documents sont donc disponibles tout le temps, de tous les terminaux.
Archivage électronique à valeur probatoire
Le coffre-fort numérique offre la garantie d’un archivage électronique à valeur probatoire. Ce qui veut dire qu’en cas de contrôle administratif, devant un tribunal ou le conseil des prud’hommes, les documents électroniques archivés au sein du coffre-fort électronique seront considérés comme des preuves au même titre qu’un document papier. Les documents archivés au sein d’un coffre-fort électronique sont recevables auprès des caisses de retraite, des banques ou des organismes financiers, etc.
Coffre-fort numérique : comment ça marche ?
Dans un e-coffre-fort, le processus de conservation des documents électroniques s’effectue en deux étapes :
Le scellement numérique
Au moment du dépôt des documents RH dans le coffre-fort électronique, un scellement numérique s’opère pour garantir l’intégrité des documents déposés.
Il y a d’abord :
- Une signature électronique pour authentifier l’auteur du dépôt
- Un horodatage pour certifier la date du dépôt
- Un calcul d’empreinte numérique pour s’assurer que le document ne sera pas modifié
L’archivage électronique
Les documents numériques sont ensuite archivés dans le coffre-fort numérique où des vérifications régulières d’intégrité sont effectuées.
La solution de GED (Gestion Electronique de Documents) Zeendoc, distribuée et intégrée par Groupe LBS, utilise le coffre-fort électronique Arkhineo, qui bénéficie de toutes les certifications et normes en vigueur dans le domaine en France, notamment :
- Agrément SIAF qui permet à Arkhineo de pouvoir archiver les documents numériques des administrations et collectivités territoriales
- Norme NF 461 qui correspond à la norme française sur la conception et l’exploitation des systèmes d’archivage électronique (norme NF Z42- 013) et à la norme internationale ISO 14641-1
- Agrément HDS (Hébergement de Données de Santé) qui autorise à héberger ce type de données
Enfin, le coffre-fort numérique doit permettre la réversibilité. Ce terme désigne le droit à la récupération des données déposées, de façon complète, intègre et dans un délai raisonnable.
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