Le chef de projet GED (Gestion Electronique de Documents) joue un rôle crucial dans le pilotage des projets de dématérialisation documentaire, aussi bien dans les entreprises privées que les organisations publiques. Quelles sont ses principales fonctions ? Quels défis doit-il relever ? Groupe LBS vous dit tout.
Sommaire
Qu’est-ce qu’un chef de projet GED ?
Un chef de projet GED est responsable de la planification, de la mise en œuvre et du suivi des projets liés à la dématérialisation de documents au sein d’une organisation.
Il doit veiller à ce que le système de GED soit adapté aux besoins spécifiques de l’entreprise et qu’il fonctionne correctement. Il travaille en étroite collaboration avec les différentes parties prenantes, telles que les utilisateurs finaux, le service informatique et la direction générale.
Ses responsabilités principales consistent à :
- Analyser les besoins en matière de GED et proposer des solutions adaptées
- Planifier et coordonner le développement du système de GED
- Superviser l’équipe chargée du projet
- Assurer une communication claire et efficace entre toutes les parties prenantes
- Veiller au respect des délais et du budget
- S’assurer que la solution de dématérialisation soit conforme aux réglementations légales et aux normes
- Former et assister les utilisateurs du système
Quelles sont les missions du chef de projet GED ?
Le chef de projet GED intervient tout au long du projet de dématérialisation documentaire :
Définition des besoins
- Définir la typologie des documents (factures, dossiers du personnel, bulletins de salaire, notes de frais, documents métiers, ressources documentaires, etc.) à dématérialiser
- Créer un plan de classement
- Recueillir, analyser et définir les besoins utilisateurs
- Etablir le schéma d’interopérabilité avec les solutions existantes
- Etablir les spécifications fonctionnelles
- Rédiger un cahier des charges
- Gérer l’appel d’offres
- Choisir un prestataire
- Gérer le prestataire
Gestion de projet et suivi des travaux
- Reprise de l’existant
- Gérer le projet (respects des coûts, des délais, de la qualité, et de la sécurité)
- Effectuer le recettage de la solution de GED
- Définir les règles d’accès aux documents selon les types d’utilisateurs
- Mettre en œuvre les workflows
Veille et formation
- Assurer la veille technologique relative au périmètre concerné
- Rédiger des documents de présentation et d’utilisation du logiciel de GED
- Assurer des formations
- Rédiger des supports documentaire
- Assister les différents utilisateurs
- Assurer la conduite du changement
Quelles sont les compétences pour être chef de projet GED ?
Pour exceller en tant que chef de projet en dématérialisation documentaire, plusieurs compétences techniques et interpersonnelles sont nécessaires. Parmi elles :
Compétences techniques
- Connaissance approfondie des systèmes de GED et des technologies associées
- Expérience en gestion de projet, notamment en matière de planification, d’exécution et de contrôle
- Maîtrise des logiciels de gestion de projet, par exemple Microsoft Project ou Trello
- Compréhension des principes de l’archivage électronique et des normes ISO liées à la GED
Compétences de savoir-être
- Excellentes compétences en communication écrite et orale
- Capacité à travailler en équipe et à motiver les membres du groupe
- Aptitude à résoudre les problèmes et à prendre des décisions rapides et efficaces
- Sens des responsabilités et leadership
Quels sont les défis du chef de projet GED ?
Un chef de projet GED peut être confronté à plusieurs défis tout au long de sa carrière. Voici quelques exemples :
Résistance au changement
La mise en place d’une solution de GED peut entraîner des bouleversements dans les habitudes de travail des employés. Il est donc essentiel pour le chef de projet de bien communiquer les avantages du nouveau système et d’accompagner les utilisateurs dans cette transition.
Adaptation permanente
La dématérialisation implique l’utilisation d’une multitude de technologies différentes. Le chef de projet doit donc être capable de jongler entre ces différentes technologies et de s’adapter rapidement aux évolutions permanentes du marché.
Il est essentiel de se tenir à jour sur les dernières tendances et technologies en participant régulièrement à des formations, des ateliers ou des conférences.
Conformité réglementaire
Les systèmes de GED doivent respecter un certain nombre de normes, notamment en matière de protection des données personnelles ou d’archivage à vocation probatoire. Le chef de projet doit veiller à ce que le système soit conforme à ces exigences tout au long du projet.
Quelle formation pour devenir chef de projet GED ?
Pour exercer le métier de chef de projet GED, il est nécessaire d’avoir une formation supérieure en informatique, en gestion de projet ou en gestion de l’information.
Il existe aussi des masters spécialisés en documents électroniques et flux d’informations, en gestion de l’information ou en archives numériques.
De plus, plusieurs certifications professionnelles existent pour renforcer ses savoir-faire, notamment la certification chef de projet en ingénierie documentaire du CNAM (Conservatoire National des Arts et Métiers).
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